One on one meetings: γιατί είναι απαραίτητα για την επιχείρησή σας

Τα τελευταία χρόνια, και με διαρκώς αυξανόμενους ρυθμούς, η γενιά των millennials και των επερχόμενων generation z εισέρχεται στην αγορά εργασίας και θα αποτελεί σε μερικά χρόνια το μεγαλύτερο κομμάτι του εργατικού δυναμικού του Δυτικού Κόσμου. Η εξέλιξη αυτή φέρνει σαρωτικές αλλαγές στην οργανωσιακή κουλτούρα των επιχειρήσεων, οριζοντιοποιεί τις εσωτερικές ιεραρχίες και ωθεί τα τμήματα HR ανά τον κόσμο σε επανασχεδιασμό των στρατηγικών και τεχνικών διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού, προκειμένου να συμβαδίζουν με τις αξίες και την ψυχοδομή των νέων εργαζομένων.

Σε αντίθεση με τις προηγούμενες γενιές, οι νέοι εργαζόμενοι δίνουν σημαντική έμφαση στις συνθήκες εργασίας τους, επιθυμούν ένα πιο αρμονικό πάντρεμα της επαγγελματικής και προσωπικής τους ζωής, στοχεύουν στην προσωπική και επαγγελματική τους εξέλιξη, η οποία δεν μεταφράζεται μόνο σε καλύτερους μισθούς, αλλά και διαρκή εμπλουτισμό των ικανοτήτων τους. Στην πλειοψηφία τους, οι νέοι εργαζόμενοι επιζητούν ευκαιρίες εκπαίδευσης και εξέλιξης από τους εργοδότες τους, απαιτούν διαφάνεια στις διαδικασίες αξιολόγησης και εξέλιξής τους εντός της εκάστοτε επιχείρησης στην οποία απασχολούνται.

Συνεπώς, η σχέση εργαζόμενου-εργοδότη γίνεται όλο και πιο περίπλοκη και γι’ αυτό χρειάζονται ποσοτικά και ποιοτικά εργαλεία για να καταστεί ουσιαστική, δημιουργική και εκατέρωθεν εκπαιδευτική. Επιπλέον, τα εργαλεία αυτά συνεισφέρουν στη διατήρηση μιας υγιούς εταιρικής κουλτούρας και συμβάλλουν στον εμπλουτισμό και την καλυτέρευσή της.

Ένα από αυτά τα εργαλεία είναι τα επονομαζόμενα one on one meetings. Για να το βάλουμε στη γλώσσα της εστίασης και του τουρισμού, πρόκειται για τακτικές εβδομαδιαίες συναντήσεις ανάμεσα στον manager ή τον “υπεύθυνο” και τον κάθε εργαζόμενο.

Ο πρώτος κανόνας για ένα επιτυχημένο one on one είναι η συνέπεια στο ραντεβού. Πρέπει να προσδιοριστεί η ημέρα και η ώρα που θα γίνεται το ραντεβού κάθε εβδομάδα και να τηρείται και από τα δύο μέρη. Το meeting δεν πρέπει να γίνεται ούτε Δευτέρα ούτε Παρασκευή, αλλά μια άλλη καθημερινή.

Ο δεύτερος κανόνας είναι η δημιουργία ενός πρωτοκόλλου για τη διαδικασία. Καλό θα ήταν για τον εργοδότη να δημιουργήσει μια τυπωμένη φόρμα στην οποία θα έχει καταγράψει το «σενάριο» της συζήτησης και θα σημειώνει τις παρατηρήσεις του κατά τη διάρκεια του meeting. Με τον τρόπο αυτό, μπορεί να παρακολουθεί την εξέλιξη των προβληματισμών και των αιτημάτων του εργαζόμενου και, ώς εκ τούτου, να τους αντιμετωπίζει με συνέπεια και σε βάθος χρόνου. Κάπως έτσι θα δημιουργήσει ένα αρχείο στο οποίο θα μπορεί να ανατρέχει για να έχει μια σφαιρική εικόνα για τα προβλήματα που αντιμετωπίζει το προσωπικό του.

Ο τρίτος κανόνας είναι η έμφαση στις αρετές, τα ταλέντα και τα δυνατά σημεία του εργαζόμενου. Παράλληλα, κάθε συζήτηση για τις αδυναμίες και τις αστοχίες του, πρέπει να γίνεται με βάση συγκεκριμένα παραδείγματα και προτάσεις για τη βελτίωση της απόδοσής του. Ο προιστάμενος πρέπει να αποφεύγει την αρνητική κριτική τους πρώτους λίγους μήνες και αυτό γιατί ο κάθε εργαζόμενος είναι ευάλωτος στην απογοήτευση όταν ξεκινάει μια καινούργια δουλειά.

Ο τέταρτος κανόνας είναι η σαφήνεια της θεματολογίας και των στόχων του meeting. Ο προϊστάμενος πρέπει να επικοινωνεί με σαφή και συνεκτικό τρόπο τους στόχους της επιχείρησης ώστε ο εργαζόμενος να ευθυγραμμίζεται και να εργάζεται στην κατεύθυνση της επίτευξής τους.

Ο πέμπτος κανόνας είναι η αποφυγή της καλλιέργειας αρνητικών συναισθημάτων. Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει προστριβές με συναδέλφους κατά τη διάρκεια της βάρδιάς του και αυτό να μην είναι ορατό στον προϊστάμενο. Για το λόγο αυτό, στα one on one πρέπει να δημιουργηθεί μια κουλτούρα που θα επιτρέπει στον εργαζόμενο να εκφράζει τα αρνητικά του συναισθήματα και στον προϊστάμενο να παρεμβαίνει και να «θεραπεύει» τα προβλήματα του υπαλλήλου του.

Ο έκτος κανόνας είναι η σταδιακή εισχώρηση της κριτικής διάστασης στο λόγο του προϊσταμένου. Ο τελευταίος πρέπει να επισημαίνει λάθη και παραλείψεις, όντας συγκεκριμένος και ακριβόλογος. Σχόλια όπως «σε βλέπω πολύ χαλαρό τελευταία» ή «δεν πήγαμε αρκετα καλά αυτό το μήνα», πρέπει να αποφεύγονται. Αντί αυτών, προσδιορίστε τους στόχους με σαφήνεια και δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα όταν σχολιάζετε την απόδοση του εργαζόμενου.

Ο έβδομος κανόνας είναι η ουσιαστική επικοινωνία με τον προϊστάμενο. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης μην διστάσεις να κάνεις ερωτήσεις για να καταλάβεις τι είναι αυτό που περιμένει από εσένα. Συχνά, θα ακούσεις διατυπώσεις όπως «πρέπει να παίρνεις περισσότερες πρωτοβουλίες» ή «πρέπει να είσαι πιο συνεργάσιμος». Σε αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να ζητήσεις απτά παραδείγματα για το τι θα σήμαινε, πρακτικα, να παίρνεις πρωτοβουλίες στη διάρκεια της βάρδιας σου και σε ποιες περιπτώσεις δεν έδειξες πνεύμα συνεργασίας. Είναι αρκετά συνηθισμένο να μπλοκάρουμε στο άκουσμα τέτοιων αρνητικών σχολίων για τη δουλειά μας και η ενστικτώδης αντίδραση μας είναι να αποφεύγουμε τη συνέχιση της συζήτησης προκειμένου να βγούμε από τη δύσκολη, συναισθηματικά, θέση. Για το λόγο αυτό, πρέπει να μάθεις σταδιακά στον εαυτό σου να μην νιώθει άβολα σε καταστάσεις μικρής έντασης ή διαφαινόμενης σύγκρουσης. Μπορεί τα λόγια που θα ακούσεις να είναι άστοχα, αλλά σε αυτήν την περίπτωση η διατύπωση ερωτήσεων θα βοηθήσει τον μάνατζερ σου είτε να γίνει πιο συγκεκριμένος και να κάνει ουσιαστικές παρατηρήσεις που θα σε βοηθήσουν να γίνεις καλύτερος στη δουλειά σου είτε να αναθεωρήσει τις απόψεις του και να κατανοήσει ότι ενδεχομένως να έσφαλε στην κριτική του. Τελικα, το βασικό είναι να βλέπεις τον εαυτό σου σαν ενεργό παίκτη στην όλη διαδικασία και όχι απλό αποδέκτη παρατηρήσεων κάποιου που βρίσκεται πιο πάνω στην ιεραρχία της επιχείρησης.